Privacy statement stembureauportal.nl

De Stembureauportal is onderdeel van TSA Verkiezingen bv en biedt gemeentes en stembureauleden extra ondersteuning tijdens de voorbereiding van en op de verkiezingsdag zelf. De Stembureauportal bestaat uit de volgende modules, met elk een eigen doel:

• Self-Service
  Deze module biedt de gemeente de mogelijkheid om haar leden per e-mail uit te nodigen om zich beschikbaar te stellen voor de komende verkiezingen
• Stemhulp
  Deze module biedt de stembureauleden (met name de voorzitters) die zitting nemen op de stembureaus extra ondersteuning tijdens de verkiezingsdag
• Gemeente
  Deze module biedt de ambtenaren van de gemeenten de mogelijkheid om een of meerdere van bovenstaande modules in te richten en het gebruik van een of meerdere van bovenstaande modules mogelijk te maken voor stembureauleden.

In dit privacy statement leest u welke gegevens worden verwerkt, en wat er vervolgens mee wordt gedaan.

Soort gegevens en doel van verwerking
Per module worden er verschillende gegevens verwerkt, met elk een eigen doel.
Hieronder wordt per module toegelicht welke gegevens met welk doel worden verwerkt.

Self-Service
De Self-Service module van de Stembureauportal verwerkt de volgende gegevens:

• Uw (volledige) naam
• E-mailadres
• Postcode
• Telefoonnummer (indien gevraagd)
• IBAN (indien gevraagd)
• Eventuele ervaringsgegevens (historische inzet)
• Uw beschikbaarheid
• De reden/oorzaak in het geval u niet beschikbaar bent
• Een voorkeur functie
• Een voorkeur dagdeel
• Voorkeur stembureau(s)
• Optionele opmerking

Bovenstaande gegevens worden gebruikt voor de volgende doeleinden;

• Namen worden enkel voor een duidelijke communicatie gebruikt
• E-mailadressen worden enkel voor het uitnodigen, herinneren en bevestigen van de beschikbaarheid gebruikt.
• De beschikbaarheid inclusief reden/oorzaak, worden voor het opstellen van de stembureau-indeling gebruikt
• De opgegeven voorkeur functie, dagdeel en stembureau(s) worden voor het opstellen van de stembureau-indeling gebruikt
• De opgegeven (optionele) opmerking kan bijvoorbeeld voor het opgeven van allergieën of dieetwensen worden gebruikt, zodat de gemeente de mogelijkheid heeft om hier rekening mee te houden bij het faciliteren van maaltijden tijdens de verkiezingsdag.
• Uw postcode kan worden gebruikt om de afstand tot een stembureau te berekenen.
• Uw telefoonnummer kan optioneel gevraagd worden indien de gemeente dit heeft ingesteld. Uw telefoonnummer wordt gevraagd om in contact met u te kunnen komen.
• Uw IBAN wordt gevraagd indien dit door de gemeente is ingesteld. Uw IBAN wordt gebruikt indien u een vergoeding van uw gemeente krijgt.
• Uw gemeente kan er voor kiezen eventuele historische inzet (functie en stembureau) op te slaan. De gemeente kan deze gegevens gebruiken als hulpmiddel om de indeling van het stembureau te bepalen.

Stemhulp
De Stemhulp module van de Stembureauportal verwerkt de volgende gegevens:

• Aanhef, initialen en (volledige) naam van stembureauleden
• Functie van de stembureauleden
• Telefoonnummer privé en/of mobiel van de stembureauleden
• Gebruikersnaam en wachtwoord

Bovenstaande gegevens worden inzichtelijk gemaakt voor de gemeenten en de voorzitter van het stembureau (of aangewezen gebruiker van de Stemhulp) voor de mogelijkheid tot het contact opnemen met de ingedeelde stembureauleden.

Gemeente
De Gemeente module van de Stembureauportal verwerkt de volgende (gebruiker) gegevens:

• Naam van gebruiker
• E-mailadres van gebruiker
• Gebruikersnaam en wachtwoord

Bovenstaande gegevens worden gebruikt voor de volgende doeleinden:

• Namen (inclusief aanhef) worden enkel voor een duidelijke communicatie gebruikt.
• E-mailadressen en telefoonnummers worden enkel gebruikt door TSA Verkiezingen bv om contact met de gebruiker op te nemen over één van bovenstaande modules.
• Gebruikersnaam en wachtwoord zijn nodig om toegang te verlenen tot speciaal voor de gebruiker aangeboden diensten en informatie.

Naast bovenstaande gegevens heeft de gemeente via de Gemeente module inzage in de gegevens zoals benoemd en beschreven bij de andere modules. Deze gegevens zijn nodig om de ondersteunende functionaliteiten van de modules te kunnen gebruiken.

Alle gegevens zijn geautomatiseerd en beveiligd doorgestuurd naar het stembureauportal. De gegevens worden door de gemeente beheerd.

Bewaar termijn
De modules van het Stembureauportal bieden ondersteuning aan de gemeente en de stembureauleden tijdens de voorbereidingen van en op de verkiezingsdag zelf.
Alle opgeslagen gegevens worden enkel opgeslagen om deze ondersteuning te kunnen bieden. Alle persoonsgegevens, van álle modules, worden te allen tijde uiterlijk een maand na de desbetreffende verkiezing vernietigd. Er worden in geen enkel geval historische gegevens bijgehouden.

Privacy maatregelen
TSA Verkiezingen bv heeft maatregelen getroffen om veilig met persoonsgegevens om te gaan. Zo is onze Stembureauportal software te allen tijde up-to-date en hardware zo goed mogelijk beveiligd.
Verstrekken van persoonsgegevens aan derden
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan andere partijen (derden), tenzij dat noodzakelijk is om aangifte te doen van strafbare feiten.

Uw privacy rechten
U heeft recht op inzage in uw persoonsgegevens en het recht om correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens te vragen. Daarnaast kunt u verzet aantekenen tegen het gebruik van uw gegevens. Indien u uw gegevens wilt laten aanpassen kunt u dit het beste via de voor verkiezingen verantwoordelijke afdeling van de gemeente laten corrigeren.